Syndic bénévole : comptes justes, sans encodage.

Non. Vous déposez l'export CSV de votre banque en ligne ou les fichiers CODA qu'elle vous envoie, quelle que soit la banque. Si Syndo ne connaît pas encore l'export de votre banque, il vous montre ses colonnes une fois pour les vérifier. Une synchronisation automatique, via un prestataire agréé, viendra plus tard et restera facultative.

Le relevé des opérations du compte de la copropriété, sous forme de fichier, téléchargé dans votre banque en ligne. Deux formats conviennent :

• Le CODA si votre banque vous le propose : c'est le format belge des extraits de compte électroniques. Il s'active auprès de la banque, en général dans sa banque en ligne pour les professionnels, et il est souvent payant.
• Sinon, l'export CSV de l'historique des opérations, que vous téléchargez vous-même : ouvrez le compte dans votre banque en ligne, cherchez « Exporter » ou « Télécharger », puis choisissez le format CSV. C'est aussi le plus simple pour reprendre les mois déjà écoulés de l'exercice.

Un fichier par compte : le compte courant et celui du fonds de réserve. Déposez le CSV tel quel, sans l'ouvrir dans Excel. La marche à suivre banque par banque (Belfius, BNP Paribas Fortis, KBC, ING, Argenta, Crelan) est dans le guide : Exporter les extraits du compte de l'ACP en CSV ou en CODA

L'historique bancaire, non : déposez vos exports CSV ou fichiers CODA, Syndo reprend chaque opération et reconstitue les versements de chaque lot. Les lots, les quotités et les copropriétaires sont lus dans l'acte de base et le dernier décompte, puis relus par vous ; vous pouvez aussi les encoder à la main (une dizaine de minutes pour 8 lots). Les soldes de départ de chaque lot ne sont pas encore repris.

Non. Syndo tient la comptabilité simplifiée permise aux petites copropriétés et produit les décomptes par copropriétaire. Chaque montant renvoie à sa pièce justificative.

Le syndic décide. Chaque copropriétaire voit ses lots, ses appels de fonds, les assemblées et les documents communs ; le commissaire aux comptes voit la comptabilité et les factures, en lecture seule.

Dans l'Union européenne : base de données et pièces chez Supabase, application chez Vercel ; détail dans la politique de confidentialité. Les données sont traitées conformément au RGPD ; Syndo agit comme sous-traitant de l'association des copropriétaires.

Pas encore : l'interface et les documents sont en français ; la version néerlandaise est en préparation.

Toute personne désignée par l'assemblée générale : un copropriétaire, souvent bénévole, ou un professionnel. Quiconque exerce l'activité de syndic à titre professionnel doit être agréé par l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI). Le copropriétaire qui gère son propre immeuble sans en faire métier n'a pas besoin de cet agrément.

Trois ans au maximum. Il n'est renouvelé que par une décision expresse de l'assemblée : jamais par tacite reconduction. L'assemblée peut révoquer le syndic à la majorité absolue.

Oui. L'assemblée peut lui accorder une rémunération ou un forfait. Rémunéré ou non, il a les mêmes obligations légales qu'un professionnel.

Convoquer l'assemblée au moins une fois par an et exécuter ses décisions ; tenir la comptabilité et le registre des procès-verbaux ; gérer les fonds sur des comptes ouverts au nom de l'association ; conserver les archives de l'immeuble ; informer le notaire lors de la vente d'un lot ; transmettre le dossier complet à son successeur ; souscrire une assurance responsabilité, payée par l'association si son mandat est gratuit.

Oui. Un extrait de sa désignation, avec ses coordonnées, doit être affiché à l'entrée de l'immeuble, de façon visible et durable, dans les huit jours qui suivent le début de sa mission.

Il est obligatoire dès 20 lots, sans compter caves, garages et parkings. En dessous, l'assemblée peut en créer un. Il assiste le syndic et contrôle sa gestion.

Au moins une assemblée ordinaire, pendant la période fixée par le règlement d'ordre intérieur. Les copropriétaires qui détiennent au moins un cinquième des quotes-parts peuvent demander une assemblée extraordinaire.

Au moins quinze jours avant la date de l'assemblée, sauf urgence. Par recommandé, sauf pour les copropriétaires qui ont accepté individuellement, explicitement et par écrit de la recevoir autrement, par exemple par e-mail. La convocation indique le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour.

Oui, par écrit au syndic, au moins trois semaines avant le début de la période prévue pour l'assemblée ordinaire. Une demande plus tardive est reportée à l'assemblée suivante.

Plus de la moitié des copropriétaires, présents ou représentés, détenant au moins la moitié des quotes-parts ; ou, à eux seuls, des copropriétaires détenant plus des trois quarts des quotes-parts. Sinon, une seconde assemblée est convoquée au moins quinze jours plus tard et délibère quel que soit le nombre de présents.

Majorité absolue pour la gestion courante (comptes, budget, désignation du syndic et du commissaire aux comptes) et pour les travaux imposés par la loi, conservatoires ou d'administration provisoire. Deux tiers pour les autres travaux aux parties communes et pour les modifications des statuts qui ne touchent qu'à leur jouissance, leur usage ou leur administration. Quatre cinquièmes pour toute autre modification des statuts, y compris la répartition des charges, ainsi que pour changer l'affectation de l'immeuble, le reconstruire, acheter ou céder des parties communes, diviser ou réunir des lots, ou se dispenser du fonds de réserve. L'unanimité de tous les copropriétaires pour modifier la répartition des quotes-parts. Les abstentions et les votes blancs ou nuls ne comptent pas comme des voix exprimées. Trouver la majorité de votre décision

La procuration est nominative. Elle vaut pour une assemblée, et pour la seconde convoquée faute de quorum, sauf mention contraire. Un mandataire ne peut pas en détenir plus de trois, sauf si ses voix et celles de ses mandants ne dépassent pas 10 % du total. Le syndic ne peut pas être mandataire d'un copropriétaire. Enfin, personne ne peut voter, pour soi ou par procuration, avec plus de voix que l'ensemble des autres copropriétaires présents ou représentés. Et le syndic, comme toute personne mandatée ou employée par l'immeuble, ne vote pas sur ce qui concerne sa propre mission, même s'il est copropriétaire.

Le syndic le rédige pendant la séance. À la fin de la séance, après lecture, il est signé par le président, le secrétaire et tous les copropriétaires encore présents ou leurs mandataires. Il mentionne les majorités obtenues et le nom des opposants et des abstentionnistes, est consigné dans le registre et envoyé à tous dans les trente jours.

Oui, devant le juge de paix, si la décision est irrégulière, frauduleuse ou abusive. L'action doit être introduite dans les quatre mois qui suivent l'assemblée. Tant que le juge ne l'a pas annulée, la décision reste applicable.

Les indivisaires, ou le nu-propriétaire et l'usufruitier, désignent ensemble un mandataire. Tant qu'il n'est pas désigné, le droit de participer aux délibérations est suspendu pour ce lot.

Oui, par écrit, mais seulement à l'unanimité de tous les copropriétaires, et jamais pour une décision qui exige un acte authentique.

Le fonds de roulement couvre les dépenses courantes : énergie des communs, nettoyage, entretien, rémunération du syndic. Le fonds de réserve prépare les dépenses exceptionnelles : toiture, façade, ascenseur.

Oui, depuis 2019 : chaque année, au moins 5 % du total des charges communes ordinaires de l'exercice précédent. L'assemblée peut s'en dispenser à la majorité des quatre cinquièmes. Pour un immeuble neuf, il doit être constitué au plus tard cinq ans après la réception provisoire des parties communes.

Oui. Les fonds de l'association sont placés sur des comptes ouverts à son nom, l'un pour le fonds de roulement, l'autre pour le fonds de réserve. Jamais sur le compte personnel du syndic.

Sous 20 lots (sans compter caves, garages et parkings), une comptabilité simplifiée suffit : recettes, dépenses et situation de trésorerie. À partir de 20 lots, le plan comptable normalisé s'applique.

Un commissaire aux comptes, désigné chaque année par l'assemblée : un copropriétaire ou un externe. Il vérifie les comptes et les pièces avant l'assemblée qui doit les approuver.

Le notaire interroge le syndic sur la situation du lot : charges dues, fonds, litiges, travaux décidés. Le fonds de réserve reste acquis à l'association : il n'est pas remboursé au vendeur, sauf accord contraire entre vendeur et acheteur. La part du vendeur dans le fonds de roulement lui est rendue, déduction faite des charges dues.

Rappel, puis mise en demeure, puis action devant le juge de paix. Contester une décision de l'assemblée ne dispense pas de payer : elle s'applique tant que le juge ne l'a pas annulée.